En la mayoría de vuelos comerciales puedes ver caras contentas. Personas que se van al Caribe, otras que se van a París, y muchas otras que vuelan para desconectar y tomarse unas vacaciones. Pero también hay gente que vuela por trabajo, ya que su empresa le obliga a personarse en otro país o comunidad lejos de su lugar de residencia habitual. Esto puede incluir viajes de varios días o incluso meses en el extranjero. Ya que estamos realizando actividades extraordinarias al estar fuera de la oficina, ¿cómo se pagan los viajes por trabajo?, ¿se cobra extra por estar fuera de la oficina?
En este artículo exploraremos cómo las empresas españolas compensan a los trabajadores que viajan por motivos laborales, además de dar algunos trucos para aprovechar al máximo los viajes por trabajo.
¡Empecemos!
Diferencias entre viajes de ocio y de trabajo
Es importante conocer las diferencias entre un viaje de ocio y un viaje de trabajo. Aunque sean parecidos, en los viajes de trabajo hay que hacer algunos esfuerzos que no se hacen en los viajes de ocio, así que generalmente hay que estar más atentos.
Estas son algunas de las diferencias que no se deben pasar por alto en los viajes de trabajo:
Planificación y organización: Los viajes de trabajo suelen requerir una planificación más rigurosa y detallada en comparación con los viajes de ocio. Es necesario coordinar horarios de reuniones, preparar presentaciones o materiales relevantes, y asegurarse de tener todo lo necesario para trabajar durante el viaje.
Organiza tus tareas por prioridad y establece un horario de trabajo realista. Evita distracciones y asegúrate de contar con un entorno adecuado para concentrarte, como las oficinas de un hotel o un coworking.
Gastos y reembolsos: En muchos casos, los viajes de trabajo implican gastos relacionados con el desempeño de las actividades laborales, como comidas de negocios, transporte o materiales de trabajo. Estos gastos suelen ser reembolsables por la empresa, siempre y cuando se presenten los recibos correspondientes.
Guarda todos los recibos de gastos relacionados con tu trabajo y asegúrate de cumplir con los procedimientos de reembolso de tu empresa. Mantén un registro ordenado de los gastos realizados.
Equilibrio entre trabajo y tiempo libre: En los viajes de trabajo, es importante mantener un equilibrio adecuado entre las responsabilidades laborales y el tiempo libre. Aunque el propósito principal sea trabajar, también es esencial encontrar momentos para relajarse y disfrutar del destino visitado.
Por lo tanto, recomendamos organizar tu agenda de manera eficiente para encontrar huecos y aprovecharlos con visitas turísticas o visitas a las instalaciones del hotel.
Ahora que tenemos una idea sobre la dinámica de los viajes de trabajo, es momento de saber cómo nos puede compensar nuestra empresa por el esfuerzo de viajar por motivos laborales.
Cómo se compensan los viajes por trabajo
Aunque la mayoría de personas sólo conozcan las compensaciones monetarias por trabajo, nuestra empresa puede que también nos pague en concepto de tiempo libre en el extranjero o instalaciones de calidad en hoteles.
Generalmente, estas son las formas más comunes que usan las empresas para compensar a los trabajadores que viajan:
Gastos reembolsables
En este caso los empleados pagan los gastos de viaje relacionados, como billetes de avión, alojamiento, comidas y transporte local, y luego se presentan los recibos para su reembolso.
Las empresas establecen políticas claras sobre qué gastos son elegibles para el reembolso y pueden requerir la presentación de informes detallados de gastos. Esto significa que tendremos que pedir factura para todos los gastos que realicemos, para que posteriormente nuestra empresa nos lo devuelva.
Dietas
En lugar de reembolsar los gastos reales, algunas empresas optan por pagar una asignación diaria fija a los empleados durante los viajes de trabajo. Esta asignación, conocida como dietas, cubre los gastos de alojamiento, comidas y otros gastos.
Por supuesto, las dietas se determinan según el destino y la duración del viaje. Es importante saber cómo se utilizan estas dietas y qué sucede si no gastas la cantidad total asignada.
Muchas personas prefieren utilizar sólo un porcentaje de las dietas (por ejemplo, almorzar un bocadillo en el hotel en vez de un menú) y ahorrar el resto del dinero que tienen asignado. Esto puede ser muy favorable para los empleados, ya que pueden aumentar significativamente su sueldo.
Compensación adicional
Además de los gastos directos relacionados con el viaje, las empresas también pueden considerar compensaciones adicionales para los empleados durante los viajes de trabajo.
Esto puede incluir un bono especial por el tiempo y el esfuerzo dedicados al viaje, un ajuste en la remuneración salarial para cubrir los días laborales perdidos, o una bonificación basada en los resultados obtenidos durante el viaje.
Flexibilidad y tiempo libre
Como una forma de compensación no monetaria, las empresas pueden ofrecer flexibilidad en el horario de trabajo o tiempo libre adicional a los empleados después de un viaje de trabajo.
Esto puede venir acompañado de la entrega de un coche de alquiler gratis, entradas a parques de atracciones o shows, o cualquier otra forma de entretenimiento que puede hacer la estancia del trabajador más placentera en el extranjero.
¿Merecen la pena los viajes por trabajo?
Mientras que algunos trabajadores están obligados a viajar por trabajo, otros tienen la opción de decidir si quieren viajar o no.
Si te encuentras en la situación de poder decidir, es importante tener en cuenta algunos aspectos. Aunque los viajes de trabajo pueden darte oportunidades de crecimiento profesional y establecer conexiones, también implican algunos desafíos.
Por un lado, viajar te puede sacar de la rutina y ofrecer nuevas experiencias. Puedes conocer a personas nuevas, descansar del estrés de tu ciudad, y conocer otras partes del mundo con los gastos pagados por tu empresa.
Sin embargo, los viajes por trabajo también tienen sus desventajas. Los cambios de hora, el estrés por llegar a tiempo a las reuniones y las exigencias laborales pueden afectar negativamente a nuestra salud mental.
Además, los viajes frecuentes pueden dificultar el equilibrio entre la vida laboral y personal, ya que las personas que viven con nosotros pueden notar nuestra ausencia de manera reiterada.
En conclusión, viajar por trabajo depende de cada persona. Hay trabajadores que lo ven como una oportunidad única para vivir nuevas experiencias, mientras que otros lo ven como una tarea más que tienen que hacer.
